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Concepto

Es una herramienta que permite el intercambio de mensajes, permitiendo:

  • Agilizar las comunicaciones.
  • Sustituir a las notas interiores, a la correspondencia y a llamadas telefónicas.
  • A medio camino entre el carácter efímero de las comunicaciones y la constancia de documentos escritos. En general son documentos efímeros y eliminables.


Gestión del correo electrónico

Aún sin validez jurídica plena, su información puede ser esencial para el buen funcionamiento de la UCA, por lo que se recomienda seguir estas pautas para los mensajes referidos a un procedimiento:

  • Los correos electrónicos no deben usarse para sustituir documentos que trasladen toma de decisiones o que afecten a derechos y deberes de los administrados o de la propia UCA.
  • Para garantizar la autenticidad e integridad del mensaje de correo se deben remitir cifrado y firmado digitalmente, y solicitar acuse de recibo como prueba de que se ha leído el mensaje (confirmación segura de la recepción).
  • Deben usarse los correos institucionales, y nunca los personales.


Recomendaciones para su emisión

  • El emisor debe estar perfectamente identificado.
  • Identificar de forma clara y concisa el asunto (referencia al expediente)
  • Escribir mensajes breves y claros.
  • Usar el pie de firma identificando: nombre y apellidos, puesto de trabajo, área o servicio al que pertenece.
  • No modificar el texto original en la respuesta.
  • Hacer referencia en el texto al expediente o trámite de que se trate (facilita el archivado y búsqueda de su expediente).


Recomendaciones para su organización y archivo

  • Los e-mail producidos en la plataforma de tramitación electrónica de procedimientos quedan incorporados en dicha tramitación y archivado en su correspondiente expediente electrónico.
  • Los que no formen parte de expedientes tramitados electrónicamente en la citada plataforma, se archivarán en un árbol de directorio de carpetas y subcarpetas elaborado sobre la base de los procedimientos de la unidad.
  • Si forma parte de la tramitación de expedientes en papel, se deben imprimir y guardar en el expediente correspondiente. Una vez impreso se eliminará el correo.
  • Si el mensaje no tiene valor administrativo y no está relacionado con función o actividad propia de la unidad, se debe conservar sólo mientras permanezca el informativo.
  • Los mensajes enviados a muchas personas sólo lo conservarán el emisor y el receptor principal, si lo hubiera, pudiendo el resto eliminarlo.
  • El remitente debe conservar el enviado y sus respuestas.
  • En mensajes envío-repuesta conservar sólo el último que conserva toda la cadena de mensajes.
  • Su ciclo de vida estará regulado por los criterios de conservación del expediente o asunto al que pertenezca.
Acciones de documento
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