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Documento administrativo electrónico

Definición

Los documentos administrativos electrónicos son los emitidos por medios electrónicos, informáticos y telemáticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, y en su caso, la recepción del interesado.

Cuando estén autentificados con la firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido, tendrán el mismo valor que los firmados con firma manuscrita en documentos en soporte papel.

Consulta de normativa


Componentes

 

  • Contenido, o datos informativos del documento
  • Firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido
  • Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus características (firma, sellado de tiempo, formato, productor, título…) y sobre su contextualización dentro del expediente electrónico al que pertenece.
  • Trazas (modificaciones, accesos…)

 


Consideraciones generales

 

  • La UCA establecerá los formatos y estándares que aseguren la identidad, integridad y conservación de los documentos a lo largo del tiempo, que pueden ser distintos a los que se usaron en el momento de su producción.
  • Cualquier documento electrónico que no esté autentificado electrónicamente tendrá la consideración de borrador. No obstante, los informes de gestión, memorias, anuarios, etc. con carácter meramente informativo podrán omitir la firma, siempre que quede constancia del autor del documento y del número de la versión, cuando proceda.
  • Los documentos en papel podrán ser convertidos a documentos electrónicos, y tendrán la consideración de copias auténticas si se autentifican con firma electrónica.

 


Copias auténticas

Los interesados pueden aportar copias digitalizadas cuya fidelidad con el original queda garantizada por la firma electrónica avanzada.

 

  • Las copias en soporte papel de documentos electrónicos firmados electrónicamente tendrán consideración de copias auténticas, si incluyen la impresión de un código que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a archivos electrónicos.
  • Las copias electrónicas de documentos originales en soporte papel, tanto los emitidos por la administración como los aportados por los ciudadanos, si se autentifica con e-firma tendrán la consideración de copias auténticas.

 



Expediente electrónico

Definición

Es el conjunto de documentos electrónicos producidos por la gestión telemática de un asunto correspondiente a un procedimiento administrativo.


Componentes

 

  • Documentos electrónicos
  • Metadatos (datos del expediente)
  • Foliado electrónico
  • Trazas del expediente (modificaciones, acceso, etc.)

 


Organizacion

Expedientes electrónicos en las plataformas de tramitación telemáticas

 

  • Los expedientes electrónicos se archivarán por medios electrónicos en carpetas electrónicas, donde se irán incorporando los documentos que se generen en su tramitación.
  • Las aplicaciones que gestionan la tramitación de los expedientes electrónicos en la UCA están configuradas para organizar los expedientes en carpetas electrónicas de forma automática y sin necesidad de intervención de los gestores.

 

Expedientes generados por el uso del Port@firma

 

  • Cada órgano y unidad administrativa dispondrá en local de una carpeta virtual en Alfresco para conservar los documentos electrónicos generados.
  • Se creará una subcarpeta por cada uno de los procedimientos afectados por la firma digital de documentos mediante el sistema Port@firma.
  • El documento que debe archivarse, tanto el formato papel como digital, es el que corresponde a “informe de firma”, que tendrá la consideración de copia auténtica.
  • Los documentos firmados digitalmente deberán imprimirse con el código de verificación de firma y archivarse con el resto de documentación del expediente en papel del que forman parte.
  • Los expedientes electrónicos se mantendrán dentro de la aplicación de gestión documental de la UCA (Alfresco) durante la tramitación y años siguientes a su cierre, después de lo cual pasarán a una fase de archivo central e intermedio.
  • Se asignará un/a responsable de la gestión de la carpeta creada en el gestor documental para garantizar la correcta conservación y custodia de los documentos electrónicos.

 


Consulta de normativa



Archivos electrónicos de oficinas

La UCA deberá conservar y archivar en soporte electrónico todos los documentos electrónicos que se han generado o recibido en la tramitación telemática.

Los expedientes y documentos se conservarán en el gestor documental de las aplicaciones de tramitación electrónicas (Alfresco)

A los documentos electrónicos se le aplicarán los criterios y normas vigentes de gestión documental y archivo que existen para los generados en soporte papel, referidas a descripción, valoración y expurgo.

Consulte la normativa



Archivos electrónicos centrales e intermedio

Los documentos electrónicos se deben conservar hasta la pérdida de su valor administrativo.

Con posterioridad, y una vez perdido el valor administrativo, se someterán a estudios de valoración para decidir sobre la conveniencia de su conservación o eliminación (expurgo).

Se podrán pasar a otro servidor o soporte de almacenamiento, sacándolos de las aplicaciones en los que se han creado y archivado.

Para su conservación, y ante los problemas de obsolescencia tecnológica, el Archivo General, adoptará operaciones de conversión de formatos y de copias auténticas.

Acciones de documento
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