Los documentos que contienen información cuyo conocimiento pueda afectar a la seguridad de las personas, a la averiguación de los delitos, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar o a su propia imagen, no podrán ser consultados públicamente sin que medie consentimiento expreso de los afectados o hasta que hayan transcurrido 25 años desde su fallecimiento, si la fecha es conocida o, en caso de no conocerse, 50 años a partir de la fecha de los documentos.

También puede estar restringido el acceso de la documentación cuya consulta pueda suponer un riesgo para la seguridad y la defensa nacional, para las relaciones exteriores o la seguridad pública, para la investigación de delitos, para el desarrollo de los procesos judiciales, para las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control, para los intereses económicos y comerciales, para garantizar el secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial, etc. Igualmente, la documentación que en función de la Ley de Secretos Oficiales ha sido considerada como materia clasificada, no puede ser consultada libremente.

En los casos en que la aplicación de alguno de los límites previstos no afecte a la totalidad de la información, se concederá el acceso parcial previa omisión de la información afectada por el límite salvo que de ello resulte una información distorsionada o que carezca de sentido. En este caso, deberá indicarse al solicitante que parte de la información ha sido omitida.

Los documentos pueden restringirse, además, en función del estado de conservación de los mismos.

La competencia de dar acceso a la documentación histórica y la expedición de copias corresponderá al Archivo General, siempre que la documentación esté bajo su custodia, en caso contrario, lo será del centro o unidad bajo cuya responsabilidad permanezca.