El Archivo General, cabecera del Sistema Archivístico de la Universidad de Cádiz, coordina la organización de los Archivos de Oficina o Gestión y de los Archivos Centrales de Campus,y gestiona el Archivo Central de los Servicios Centrales, el Archivo Intermedio y el Archivo Histórico.

Normas básicas de organización de los archivos de oficina o gestión de la UCA

Reúnen y custodian la documentación en la propia unidad productora/receptora de documentos (ejs.: Archivo del Área de Personal, Archivo de la Secretaría de la Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales).

La documentación permanecerá en los Archivos de Oficina por un periodo comprendido entre uno y cinco años, según se determine en las tablas de valoración de series, cuando existan. En caso contrario, se transferirá al Archivo Central correspondiente al año de haber finalizado su trámite administrativo.

Sus responsables serán los Jefes de Servicio, Sección o Negociado de tales dependencias.

FUNCIONES de los Archivos de Oficina o Gestión:

1. Formar correctamente los expedientes siguiendo el curso del procedimiento para su resolución.
2. Organizar, ordenar, instalar y describir la documentación, respetando las series documentales, de forma que permita la recuperación eficaz.
3. Impedir la duplicidad, dispersión y eliminación indebida de la documentación.
4. Preparar y ejecutar las transferencias de la documentación a los Archivos Centrales que correspondan.
5. Dar acceso a los administrados a la documentación y controlar los préstamos de los documentos a otras unidades administrativas.
6. Ejecutar el expurgo de la documentación que se determine.
7. Conservar y preservar a la documentación de posibles alteraciones y deterioros.
8. Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices que emanen del Archivo General.

Los Archivos Centrales de Campus son aquellos en los que se reúne y custodia la documentación transferida desde los distintos Archivos de Oficina o Gestión de los campus o centros hasta sutransferencia al Archivo Intermedio.

La documentación deberá permanecer en ellos hasta quince años después de haber finalizado su trámite administrativo y una vez finalizado el plazo de custodia en el Archivo de Oficina o Gestión.

Su organización y custodia corresponderá a los Administradores de Campus, que seguirán las directrices y coordinación de la Subdirección del Archivo.

El Archivo Central General recogerá la documentación de las unidades dependientes de los Servicios Centrales, así como de aquellas unidades administrativas que, en razón de su organización, localización, autonomía u otras circunstancias, no tengan asignado Archivo Central de campus, o aún teniéndolo asignado sea aconsejable el traslado de la documentación al Archivo Central General.

FUNCIONES de los Archivos Centrales:

1. Instalar y controlar la ubicación de la documentación transferida por los Archivos de Oficina o Gestión.
2. Controlar el préstamo de los documentos que salen del archivo a las unidades productoras.
3. Preparar y ejecutar las transferencias de la documentación al Archivo Intermedio.
4. Ejecutar el expurgo de la documentación que se determine.
5. Conservar y preservar la documentación de posibles alteraciones y deterioros.
6. Cumplir y hacer cumplir las normas y directrices que emanen del Archivo General.

Archivos Intermedio e Histórico. Normativa

Archivo Intermedio.

Se entiende por Archivo Intermedio aquel al que se transfieren los documentos de los diferentes Archivos Centrales, y en los que permanecen hasta su eliminación o transferencia al Archivo Histórico.

La documentación debe permanecer en él hasta 30 años después de haber finalizado su trámite administrativo.
Su organización y custodia será competencia del Director del Archivo de la UCA.

FUNCIONES del Archivo Intermedio:

1. Valorar, seleccionar y proponer la conservación o eliminación de la documentación.
2. Describir y analizar los documentos para facilita a los usuarios la información en ellos contenida y su localización.
3. Acceso y difusión como servicio a la institución productora y a los administrados como prueba de derechos.
4. Conservación, preservación y restauración de la documentación.

Archivo Histórico.

El Archivo Histórico es aquel al que se transfiere desde el Archivo Intermedio aquella documentación considerada de conservación permanente y con más de treinta años de antigüedad.

Su organización y custodia será competencia del Director del Archivo de la UCA.

El Archivo Histórico posee funciones y actividades comunes al Archivo Intermedio, con una problemática diferenciada en cuanto a la difusión y accesibilidad a los fondos, como bien cultural al servicio de los ciudadanos y de la investigación, y los derivados de la preservación y conservación permanente de los mismos.