1. El Archivo General, cabecera del sistema archivístico de la UCA, coordina la organización de los archivos de oficina y archivos Centrales de Campus.
2. El Archivo de la Universidad de Cádiz estará adscrito a la Secretaría General, que tiene la competencia estatutaria sobre la custodia de toda la documentación, sin perjuicio de la coordinación y dirección técnica que corresponden a la dirección del Archivo General.

1. Los archivos Centrales de Campus son aquellos en los que se reúne y custodia la documentación transferida desde los distintos archivos de oficina del Campus hasta su transferencia al Archivo General.
2. La documentación deberá permanecer en ellos hasta después de haber finalizado su trámite administrativo y una vez finalizado el plazo de custodia en el archivo de oficina.
3. Su organización y custodia corresponderá a los Administradores de Campus, que seguirán las directrices y coordinación dictadas desde el Archivo General.

1. A los efectos del presente Reglamento, se entiende por archivos de oficina aquellos en los que se reúne y custodia la documentación en la propia unidad productora, desde que es generada o recibida hasta el final de su tramitación, y serán considerados como integrantes del sistema archivístico en la etapa inicial activa del ciclo vital de los documentos.
2. En el caso de procedimientos tramitados electrónicamente y, en general, los documentos producidos por medios electrónicos, los propios sistemas de tramitación tendrán, en esta fase procedimental, el carácter de archivos de oficina.
3. La documentación permanecerá en los archivos de oficina por el período que se determine en las tablas de valoración de series, cuando existan, en caso contrario, se transferirá al archivo correspondiente en un plazo de entre uno y cinco años, según sea su valor administrativo, tras haber finalizado el procedimiento establecido.
4. La gestión, conservación y custodia de los documentos de los archivos de oficina, hasta su transferencia al archivo correspondiente, será obligación de los responsables de las unidades administrativas, quienes designarán a una persona que velará por el cumplimiento de las normativas que se establezcan desde el Archivo General.
5. En caso de modificación de funciones de algún órgano u organismo, y sean asignadas a otro, éste último será el responsable del archivo de oficina correspondiente.
6. Los archivos de oficina aplicarán las directrices e instrucciones de carácter técnico que se elaboren desde el Archivo General, que en todo momento podrá observar su cumplimiento.