Buenas prácticas en la gestión del archivo de oficina
| Los archivos de oficina o gestión están formados por los documentos producidos y recibidos por las oficinas en el desarrollo de las funciones y actividades que tienen encomendadas y que son conservados para la toma de decisiones, apoyo en la tramitación de asuntos y defensa de derechos. |
- Ser reflejo de las actuaciones de la UCA y de la unidad responsable del archivo de oficina.
- Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
- Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo, el expediente administrativo.
Expediente administrativo y serie documental
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El expediente administrativo es el conjunto ordenado de documentos generados o recibidos por una unidad u oficina (productor) en la resolución administrativa de un mismo asunto. Es la unidad básica de organización de los archivos de oficina y de la que forman parte la mayoría de los documentos.
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La serie es el conjunto ordenado de documentos y expedientes generados por una unidad u oficina resultado de una misma gestión, actividad o procedimiento. Los expedientes suelen formar parte de una serie.
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Criterios de conservación y expurgo de documentos en los archivos de oficina o gestión
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Por lo tanto, se podrán eliminar :
– Según el procedimiento establecido por la CAVD y en coordinación con el Archivo General de la Universidad de Cádiz, sólo los documentos de las series a las que se les pueda aplicar una tabla de valoración aprobada, tal como indica el artículo 18 de la Ley 7/2011, de 3 noviembre, de Documentos, Archivos y Patrimonio Documental de Andalucía:
 – Documentos que no formen parte del expediente administrativo, tal como indica el artículo 70.4 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
Estos documentos se concretan en los siguientes:
• Los documentos de apoyo informativo. • Los borradores de los documentos (documentos no firmados). • Los documentos que han servido para confeccionar un documento definitivo (ejemplo: encuestas, cuestionarios… para elaborar un informe cuyos datos recoge). • Fotocopias de documentos. • Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones internas, para información general y difusión entre oficinas. Éstos sólo deben ser conservados y remitidos al Archivo General por la unidad productora. Las unidades receptoras los deberán conservar el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina (ejemplo: calendario laboral, presupuestos de la UCA, etc.). • Los dosieres formados para acumular información sobre un asunto, que en general pueden eliminarse perdido ese valor informativo. • Los documentos establecidos por Instrucción de la Secretaria General. |
