Transferencias de documentos
Se entiende por transferencia regular el procedimiento de traspaso periódico de la documentación de forma organizada y sistemática de un archivo a otro del Sistema Archivístico de la UCA.
El ingreso de documentos en el Archivo se efectuará por las transferencias regulares de los archivos del sistema, procedentes de la generación propia del funcionamiento y gestión de las distintas unidades administrativas de la Universidad de Cádiz. Las transferencias estarán sujetas a condiciones.
Cómo solicitar una transferencia
La solicitud de transferencia de documentación se realiza a través de CAU.
El procedimiento es el siguiente:
El Archivo General responderá a través de CAU en un plazo máximo de 10 días, confirmando la creación del registro o registros de transferencia. Se crearán tantos registros como series se hayan indicado en la solicitud.
- Localiza el registro de transferencia en el menú Relaciones de transferencias pulsando en Recurso a transferir.
- Abre el registro de la relación de transferencia que se indicó en la respuesta al CAU.
- Pulsa en Describir u. doc. si estás creando el registro en este momento, o Asociar cada caja como una u. docs. (unidad documental) si el registro ya existía previamente.
- Pulsa en Transferir para autorización, una vez descritas o asociadas todas las cajas.
- Solicita por CAU al Área de Economía el traslado dentro del servicio Solicitud de transporte de mobiliario y /o enseres.
- El día que te asignen el transporte de cajas, pulsa en Flora>Relaciones de Transferencias>R. autorizadas a validar y envía para validar la transferencia.
- El procedimiento habrá terminado correctamente cuando recibas un correo del Archivo General comunicando que la transferencia ha sido validada.