Normas de acceso a la documentación histórica

• Los ciudadanos tienen derecho a la consulta pública de los documentos que constituyen el Patrimonio Documental de la UCA a partir de los 30 años de haber finalizado su trámite, con las limitaciones que establezca la legislación vigente.
• Si los documentos contienen información que afecta al honor e intimidad de las personas se requiere el consentimiento expreso de los afectados, o que hayan transcurrido 50 años desde la finalización del trámite o 25 desde su muerte.
• La competencia de dar acceso a la documentación histórica y la expedición de copias corresponderá al Archivo General, siempre que la documentación esté bajo su custodia, en caso contrario, lo será del centro o unidad bajo cuya responsabilidad permanezca.

Normas de uso de la Sala de Consulta

1. El acceso a la Sala de Consulta requiere la previa identificación del usuario, presentando el documento nacional de identidad, pasaporte o tarjeta del país de procedencia.
2. Se accederá a la Sala sólo con los objetos necesarios para realizar la consulta y las anotaciones oportunas. Cualquier otro objeto requerirá la autorización del responsable de la Sala.
3. Las notas manuscritas sólo podrán tomarse mediante el uso de lápiz.
4. No se podrá realizar marcas o incluir objetos entre los documentos.
5. El Archivo facilitará el acceso y consulta de los instrumentos de descripción, cualquiera que fuera su soporte. Estos están protegidos por la Ley de Propiedad Intelectual, por lo que no podrán ser copiados, reproducidos, ni publicados.
6. La solicitud de documentos se realizará en el formulario habilitado para ello. Se formalizará una solicitud individualizada por cada unidad documental que se desee consultar.
7. Cuando existan reproducciones de los documentos, serán estas las que se entreguen para su consulta.
8. La consulta pública de documentos en mal estado de conservación podrá restringirse e incluso excluirse, según lo dispuesto en el artículo 94 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivo.
9. No podrán solicitarse más de tres unidades simultáneamente, y éstas deberán ser consultadas de una en una, salvo autorización expresa del responsable de la Sala.
10. No se podrá consultar ninguna unidad documental de manera simultánea por dos o más usuarios, salvo autorización expresa del responsable de la Sala.
11. No podrá ser alterado, bajo ningún concepto, el orden original de los documentos entregados a consulta.
12. No se atenderán nuevas peticiones desde treinta minutos antes del cierre de la Sala.
13. El usuario devolverá los documentos personalmente al responsable de la Sala, una vez haya concluido la consulta. Ningún usuario podrá salir de la Sala de Consulta sin haber cumplido este trámite.
14. Bajo ningún concepto se podrá sacar los documentos de la Sala de Consulta.
15. El usuario podrá reservar para el día siguiente los documentos que esté consultando.
16. Es obligatorio en cualquier edición o publicación realizar referencia a la procedencia de los documentos, citando el Archivo origen de ellos, según lo dispuesto en el artículo 97 del Reglamento del Sistema Andaluz de Archivos.
17. Será objeto de aplicación de la normativa vigente en esta materia cualquier comportamiento que ponga en peligro la conservación y la integridad de los documentos.

Normas de acceso a la documentación activa o semiactiva

• Todo ciudadano tiene derecho a acceder a los registros y documentos siempre que correspondan a procedimientos terminados.
• Si contienen datos referidos a la seguridad, honor o intimidad de las personas, el acceso está reservado sólo a ellas o a las personas que expresamente autorice. Este consentimiento deberá acompañar a la solicitud de consulta.
• El acceso a la documentación autorizada se realizará poniendo a disposición del solicitante sólo la documentación expresamente autorizada, y en los términos y condiciones que consten en la autorización
• Cuando la información afecte a la seguridad, honor o intimidad de las personas físicas, es público si ha transcurrido 25 años de su muerte o 50 años a partir de la fecha de los documentos.
• A los documentos de carácter nominativo, que no incluyan datos que afecten a la intimidad, pueden acceder además de los titulares, terceros que acrediten interés legítimo y directo.
• Los ciudadanos tienen derecho a conocer el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan la consideración de interesados, y a obtener copias de documentos contenidos en los mismos.
• El derecho de acceso conlleva el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen haya sido autorizado.
• Estos derechos de acceso pueden ser denegados cuando prevalezcan razones de interés público, intereses de terceros dignos de protección, o esté excluidos por las leyes. Cabrá solicitar autorización administrativa para ello.

Procedimiento de acceso a la documentación activa o semiactiva

• En la solicitud se deberá formular petición individualizada de los documentos, sin que quepa petición genérica sobre una materia. En ella se indicará si desea la consulta y/o tipo de copia.
• La unidad comprobará el derecho de acceso del solicitante sobre la documentación requerida.
• La consulta se realizará en las dependencias de la unidad, que adoptará las precauciones necesarias de preservación de la documentación así como para impedir el acceso a personas no autorizadas.
• La competencia de dar acceso a la documentación activa y semiactiva y la expedición de copias corresponderá a los órganos administrativos que hubieran emitido/recibido el documento original.